Interne Meldestelle gem. HinSchG

Unsere interne Meldestelle

Unserem Unternehmen liegen der Schutz und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unserer Kundinnen und Kunden sowie unserer Zulieferer und Subunternehmer sehr am Herzen. Zugleich sind wir uns unserer gesellschaftlichen Verantwortung bewusst. Daher ist es uns wichtig, dass wir uns zu jeder Zeit in vollständigem Einklang mit den rechtlichen Vorgaben, die an unser Unternehmen gestellt werden, befinden.

Eventuelle Missstände fallen umso schneller auf, desto mehr Personen unsere Arbeitsprozesse aufmerksam begleiten. Wichtig ist dann aber, dass uns auch tatsächlich Meldungen über entsprechende Probleme erreichen. Gerne möchten wir daher einen einfachen Weg anbieten, uns Informationen über mögliche Verstöße zukommen zu lassen.

Wer kann eine Meldung machen?

Zu diesem Zweck können sich über untenstehenden Link

  • unsere Beschäftigten,
  • uns überlassene Leiharbeiter sowie
  • zudem alle anderen natürlichen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit unserem Unternehmen in Kontakt stehen,

mit einer Meldung an uns wenden.

Wie kann ich die Meldestelle erreichen?

Meldungen können in Textform unter

https://rucolicht.sicherhinweisen.de

eingereicht werden. Möglich sind auch anonyme Meldungen.

Wenn Sie möchten, können Sie mit unserer Meldestelle auf diesem Weg zudem einen Termin für eine persönliche Zusammenkunft vereinbaren.

Was kann gemeldet werden?

Inhalt einer solchen Meldung können bestimmte tatsächliche oder mögliche rechtswidrige Handlungen, aber auch ein rechtswidriges Unterlassen sein. Ein Beispiel hierfür ist eine Handlung, die strafrechtlich verboten ist. Ein weiteres Beispiel ist eine Handlung, die mit Bußgeld geahndet werden kann und deren Verbot dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dient. Voraussetzung ist, dass die entsprechende Handlung oder das entsprechende Unterlassen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit in Zusammenhang mit unserem Unternehmen begangen wurde und der Hinweisgeber von diesem Verstoß Kenntnis hat. Es reicht aber auch aus, wenn ein solche Handlung oder ein solches Unterlassen erst in Zukunft sehr wahrscheinlich erfolgen wird. Ebenso genügt es, wenn beim Hinweisgeber – also bei Ihnen – begründete Verdachtsmomente für einen solchen Verstoß vorliegen.

Inhalt einer Meldung kann aber der Versuch der Verschleierung solcher Verstöße sein, sofern der Hinweisgeber Kenntnis von diesem Versuch hat oder bei ihm begründete Verdachtsmomente für diesen Versuch vorliegen.

Was passiert nach meiner Meldung?

Unsere Meldestelle bestätigt Ihnen spätestens nach sieben Tagen den Eingang Ihrer Nachricht. Ihre Nachricht wird dokumentiert, Aufzeichnungen oder Wortprotokolle bedürfen ihrer Zustimmung. Sodann wird geprüft, ob Ihre Nachricht sich auf einen maßgeblichen Rechtsverstoß bezieht und ob sie stichhaltig ist. Eventuell ersucht die Meldestelle Sie um weitere Informationen. In jedem Fall hält sie mit Ihnen Kontakt. Zudem ergreift unsere Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen – dies kann einen Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen bedeuten, aber natürlich auch die Durchführung einer internen Untersuchung oder die Abgabe des Verfahrens an die zuständige Behörde. Grundsätzlich erhalten Sie spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs Ihrer Nachricht Mitteilung über geplante und bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese Maßnahmen. Die Dokumentation wird grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Wie bin ich geschützt?

Mit dem Betrieb unserer Meldestelle haben wir die PROTEQO GmbH betraut. Ihre Meldungen erreichen also zunächst niemandem in unserem Unternehmen, sondern gehen bei der PROTEQO GmbH ein. Diese ist als Meldestelle unabhängig tätig.

Die PORTEQO GmbH wahrt Ihre Identität, aber auch die Identität aller anderen Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen. Voraussetzung für Ihren Schutz ist, dass die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (HinSchG) fallen. Ausreichend ist aber, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei. Die Identität der genannten Personen wird grundsätzlich nur denjenigen bekannt, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen. Ihre Identität ist auch hinsichtlich Umständen, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen, geschützt. Ausnahmen vom Schutz der Identität gelten bspw. in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden. Auch der Zugriff auf die Meldungen im Übrigen ist beschränkt.

Das HinSchG, dem unsere Meldestelle entspricht, sieht zudem Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber vor, die sich ordnungsgemäß an die Meldestelle gewandt haben. Voraussetzung ist, dass die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von ihr gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Außerdem ist Voraussetzung, dass die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Ausreichend ist insofern aber auch, dass die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei. Zu diesen Schutzmaßnahmen gehört dann bspw. das Verbot von Repressalien, also z.B. das Verbot einer ungerechtfertigten Kündigung in Reaktion auf die Meldung. Unter bestimmten Voraussetzungen unterfallen diesen Schutzmaßnahmen auch Dritte.

Zugleich entbindet das HinSchG Sie für Meldungen an die zuständige Meldestelle von vertraglichen und umfassend auch von gesetzlichen Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten. Voraussetzung ist, dass Sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die Weitergabe des Inhalts der jeweiligen Informationen notwendig ist, um einen Verstoß aufzudecken. Voraussetzung ist zudem, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von Ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. Auch ist Voraussetzung, dass die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, oder dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass dies der Fall sei.

An wen kann ich mich noch wenden?

Das HinSchG sieht vor, dass Sie eine Meldung an die interne Meldestelle bevorzugen sollten, sofern intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und Sie keine Repressalien befürchten. Auch wir möchten Sie nachdrücklich ermutigen, sich mit Ihren Informationen zunächst an unsere Meldestelle zu wenden. Denn eventuelle Probleme können natürlich viel leichter gelöst werden, wenn sie uns möglichst schnell bekannt werden – und der schnellste Weg ist der über die PROTEQO GmbH.

Zugleich steht es Ihnen aber frei, sich auch an eine externe Meldestelle zu wenden. Dies gilt bspw., wenn einem bei unserer Meldestelle gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde. Den externen Meldestellen können Sie also insbesondere all das melden, was Sie auch unserer Meldestelle melden könnten. Das Verfahren nach Übermittlung Ihrer Nachricht gestaltet sich bei externen Meldestellen im Wesentlichen identisch zu dem Verfahren bei unserer Meldestelle.

Bei den Folgemaßnahmen stehen der externen Meldestelle aber natürlich insb. keine internen Untersuchungen zu. Dafür kann sie umfassend Auskunft von Betroffenen verlangen, soweit dies zur Überprüfung der Stichhaltigkeit Ihrer Nachricht erforderlich ist. Grundsätzlich erhalten Sie von der externen Meldestelle zusätzlich zu einer Rückmeldung nach spätestens drei Monaten auch eine Mitteilung über das Ergebnis der durch Ihre Meldung ausgelösten Untersuchungen nach deren vollständigen Abschluss. Die externe Meldestelle kann das Verfahren aber auch wegen Geringfügigkeit abschließen. Sie kann es auch deshalb abschließen, da Ihre Nachricht einen Sachverhalt betrifft, zu dem bereits ein Verfahren nach dem HinSchG abgeschlossen wurde. Voraussetzung hierfür ist, dass Ihre Nachricht keine neuen Tatsachen enthält und auch keine sonstigen neuen Umstände ein anderes Vorgehen rechtfertigen. Zudem muss die externe Meldestelle Ihre Nachricht bei Unzuständigkeit oder Überlastung grundsätzlich an die zur Aufklärung, Verhütung und Verfolgung des Verstoßes zuständige Stelle weiterleiten. Auch in all diesen Fällen der Weiterleitung oder des Abschlusses informiert die externe Meldestelle Sie entsprechend.

Ihr Schutz entspricht bei einer externen Meldestelle in jedem Fall dem oben geschilderten.

Externe Meldestellen sind u.a.:

  • Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht. Diese ist grundsätzlich insbesondere für Meldungen über Verstöße gegen Aufsichtsrecht für Banken, Finanzdienstleister und Zahlungsinstituten zuständig. Nähere Informationen zur externen Meldestelle bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie insbesondere zu deren Zuständigkeit finden Sie unter https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html.
  • Das Bundeskartellamt. Dieses ist grundsätzlich insbesondere für Meldungen über Verstöße gegen das deutsche oder europäische Kartellverbot sowie gegen das deutsche oder europäische Verbot des Missbrauchs von Marktmacht zuständig. Nähere Informationen zur externen Meldestelle beim Bundeskartellamt sowie insbesondere zu deren Zuständigkeit finden Sie unter https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Hinweise_auf_Verstoesse/Hinweise_node.html#doc20161524bodyText1.
  • Das Bundesamt für Justiz. Dieses ist grundsätzlich u.a. für Meldungen über Verstöße gegen Strafrecht, Ordnungswidrigkeitsrecht, Umweltschutzrecht, Verbraucherschutzrecht oder Recht zum Schutz der personenbezogenen Daten zuständig, sofern nicht ausnahmsweise die weiteren externen Meldestellen nach § 20 oder § 23 HinSchG zuständig sind. Nähere Informationen zur externen Meldestelle beim Bundesamt für Justiz sowie insbesondere zu deren Zuständigkeit finden Sie unter https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html.

An die externen Meldestellen können sie sich zumindest in fernmündlicher Form, bspw. per Telefon, oder in Textform wenden. Gegebenenfalls ist auch hier die Abgabe einer anonymen Meldung möglich. Aber auch bei externen Meldestellen können Sie zudem einen Termin für eine persönliche Zusammenkunft vereinbaren. Die externen Meldestellen arbeiten fachlich unabhängig und von internen Meldestellen getrennt.

Zu beachten ist, dass es für bestimmte Fälle auch Meldeverfahren bei Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union geben kann. Hierzu zählen die Meldekanäle der Europäischen Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF; https://fns.olaf.europa.eu/main_de.htm), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (EASA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA; https://www.esma.europa.eu/investor-corner/make-complaint#whistleblowers) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA).

Was mache ich, wenn ich noch Fragen habe?

Natürlich können wir Ihnen an dieser Stelle nicht alle Details der gesetzlichen Regelungen zu Meldestellen und Meldeverfahren näher darlegen. Auch sind häufig besondere Umstände des Einzelfalls relevant, bspw. unterfallen eben nicht alle rechtswidrigen Handlungen bzw. Unterlassungen dem Anwendungsbereich des HinSchG (§ 2 HinSchG). Zugleich existieren bestimmte Ausschlussgründe für die Anwendung des HinSchG (§ 5 HinSchG). Auch gehen bestimmte spezifische Meldeverfahren den vorangehend beschriebenen Meldeverfahren mittels der internen oder der externen Meldestellen vor (§ 4 Abs. 1 HinschG).

Sofern Sie sich also unsicher sind, ob in Ihrem konkreten Fall ein Verstoß gemeldet werden könnte, an wen Sie sich mit Ihrer Meldung wenden können oder was nach einer Nachricht an eine Meldestelle passieren würde, so sollten Sie sich im Zweifelsfall rechtlich beraten lassen, bspw. durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt. Aber auch die externen Meldestellen bieten umfassende und unabhängige Informationen und Beratung über bestehende Abhilfemöglichkeiten und Verfahren für den Schutz vor Repressalien.